直接回答：收到出口税收函调或相关核查通知后，企业应先核验通知来源，记录文书编号、核查范围、涉及期间、业务批次和提交期限；再围绕被核查业务整理主体、采购或生产、仓储物流、出口报关、资金结算、发票税务和会计账簿资料。先建立批次索引，再根据原始记录写说明，不要先写结论后寻找材料。
适用场景
适用于出口企业收到主管税务机关的函调自查、风险核查、补充资料或其他正式通知。不同事项的资料范围和程序不同，本文只提供通用整理框架。
一、收到通知先做四件事
- 核验通知或联系渠道，防范冒充税务机关的诈骗。
- 记录文书编号、要求、期限和经办信息。
- 确定涉及的供应商、客户、货物和出口批次。
- 指定内部负责人统一收集资料，避免多人各自提交不同版本。
二、按企业类型准备资料
| 共同资料 | 外贸企业重点 | 生产企业重点 |
|---|---|---|
| 通知、主体、外销合同、报关、物流、收汇、账务 | 供应商、采购合同、进项凭证、付款、入库及进销对应 | 原材料采购、领料、生产记录、产能、入库和成本核算 |
三、常见资料类别
- 营业执照、业务流程和人员职责说明
- 采购合同、发票、付款、收货及供应商资料
- 生产、领料、入库及成本资料（生产企业）
- 外销合同、装箱单、物流、报关和收汇记录
- 会计凭证、明细账、报表及申报数据
- 主管部门通知中明确要求的其他材料
四、先做批次对应再写说明
建议用同一业务编号把合同、货物、资金、票据、报关和账务串联。说明材料应回答“谁与谁交易、货物是什么、从哪里来、怎样离境、如何结算、账上如何记录”，而不是只写概括性承诺。
可设置“资料名称、对应编号、形成日期、提供部门、原件位置、与核查事项的关系、是否存在差异”等栏目，便于企业内部复核和按要求提交。
五、实际整理顺序
- 锁定通知范围，不把无关期间和业务混入。
- 按供应商、商品、报关单或业务批次建立目录。
- 将采购或生产、物流、报关、资金和账务按时间线串联。
- 逐项标记缺失、矛盾和需要解释的内容。
- 由业务、仓库、财务和管理人员共同复核事实。
- 按通知格式和期限提交，并保存提交版本和回执。
六、出现缺失或差异怎么办
如实列明现状和已采取的核查动作，继续寻找真实原始记录；涉及错误更正或法律责任判断时，应根据正式通知、现行规定和专业意见处理。不要临时制作与事实不符的合同、物流或资金证明。
七、君禾会计能协助什么、不能承诺什么
君禾会计可协助企业梳理通知范围、整理账务与业务资料、建立批次索引、识别差异并形成说明框架。君禾会计不能代替企业陈述并证明真实业务，不能制作不实证据，也不能承诺函调回复时间、退税进度或核查结论。
本文不构成对任何具体函调的应对意见。收到正式文书后，应优先按文书要求和主管税务机关指引处理。
常见问题
收到函调是否代表违法？
不能直接这样判断。函调是税务机关核查和风险管理机制，应以正式通知及具体业务事实为准。
资料是不是越多越好？
不是。应围绕通知范围提交真实、完整、可检索的证据，避免无关材料干扰重点。
资料缺失能否临时补一份？
只能查找或依法取得真实记录并如实说明缺失，不能制作与事实不符的材料。
内容整理、审核与参考来源
内容整理：君禾会计知识中心 专业审核：杨梅英 最后复核：2026年8月21日
具体事项以正式文书、现行有效规定和主管税务机关要求为准。